Уничтожение первичных документов

Вопрос:

Что делать, если налоговая просит предоставить уничтоженные первичные документы?

Ответ:

Первичные документы и приложения к ним, которые являются основанием для бухгалтерских записей:

• кассовые документы и книги;
• банковские документы;
• корешки банковских чековых книжек;
• ордера, извещения банков и переводные требования;
• акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
• квитанции;
• накладные;
• авансовые отчеты и др.

Срок хранения 5 лет после отчетного года

Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.

Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами:

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
• самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Таким образом, уничтожить накладные на приход можно после истечения 5 лет, отсчитываемых с 01 января года, следующего за годом составления первичного документа. При запросе от ИФНС документов следует представить должным образом составленные акты уничтожения этих документов.