Бухгалтерские услуги

Уничтожение первичных документов

Вопрос:

Что делать, если налоговая просит предоставить уничтоженные первичные документы?

Ответ:

Первичные документы и приложения к ним, которые являются основанием для бухгалтерских записей:

  • кассовые документы и книги;
  • банковские документы;
  • корешки банковских чековых книжек;
  • ордера, извещения банков и переводные требования;
  • акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
  • квитанции;
  • накладные;
  • авансовые отчеты и др.

Срок хранения 5 лет после отчетного года

Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.

Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами:

  • передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
  • самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Таким образом, уничтожить накладные на приход можно после истечения 5 лет, отсчитываемых с 01 января года, следующего за годом составления первичного документа. При запросе от ИФНС документов следует представить должным образом составленные акты уничтожения этих документов.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *